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楽天株式会社

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楽天 株式会社
本社所在地

東京都港区六本木6-10-1六本木ヒルズ森タワー
創業

1997年2月7日
資本金

16,427百万円 (2003年6月30日現在)
代表取締役会長兼社長

三木谷 浩史
グループ従業員数

568名(2003年9月30日現在)


インターネット通販といえば、今後もっとも成長すると予想される分野のひとつ。その最大手のショッピングモールが「楽天市場」である。楽天株式会社では「楽天トラベル」、「楽天ビジネス」といった専門店街を次々と立ち上げ、事業を拡大している。同社はこの9月に本社を六本木ヒルズに移転、点在していたグループ会社も同拠点にまとめた。それに合わせて情報システムを一新し、すべての会社の情報を共有するグループウエアとして採用されたのが「サイボウズ ガルーン」だ。今回は社内情報システム部の中山謙二氏に導入の経緯を聞いた。
楽天 株式会社


グループ会社全体で利用できるグループウエア導入を検討

決め手は、情報集約型のトップ画面とタブ型ポータル

会社全体への通知や店舗とのやりとりの記録は、検索性の高い掲示板を利用



グループ会社全体で利用できるグループウエア導入を検討

楽天株式会社では、移転の際に本社およびグループ会社全体で統一して使用するグループウエアを検討した結果、サイボウズのEIP型グループウエア「サイボウズ ガルーン」を採用した。
楽天本社では以前から同じサイボウズ社の小規模向けグループウエア「サイボウズ Office 4」を利用していたが、他のグループ会社で使っているのは別の製品だったり、小さいところではそもそもグループウエアを使っていなかったりとバラバラな状況だった。そのため、各グループ会社間の情報のやり取りがスムーズではなかったのである。今後、より密接に連携を取っていくには、すべての会社で統一して情報共有できるグループウエアが必要と考えられた。

導入を担当した社内情報システム部の中山謙二氏は、その経緯を次のように語った。
「グループ会社全体で利用するとなると1,000名を超えます。小規模向けの Office 4では荷が重かったこと、またスケジュールで空き時間検索ができなかったこと、これら 2 つの課題をクリアする新しいグループウエアの導入を検討しました。」

同社では、その条件にあう6つのグループウエアを比較した。検討したポイントはまず、コストと機能。そのほかに特に重視したのは使いやすさ、レスポンスのよさだった。その結果、サイボウズ ガルーンを含む2つの製品に絞られた。
ポータル

図: システム概要図

導入規模
1,200ユーザー
拠点
東京、大阪
サーバーOS
Windows Server 2000
利用目的
グループウエアによる情報共有
導入の決め手
・レスポンスの良さ
・コスト
・タブ型ポータル
・必要な情報を集約して閲覧できる画面構成


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決め手は、情報集約型のトップ画面とタブ型ポータル

そこから細かく両製品の違いを見ていったのだが、最終的な決め手を
「情報を集約して見せてくれる工夫が画面から感じられたこととタブ型ポータルが使えること」と中山氏は言う。

サイボウズ ガルーンでは、本当に必要と思われる情報が目に飛び込んでくるようなトップ画面の構成になっている。例えば「最新情報」のところに掲示板、ファイル管理、予定など自分に関連する最新情報が全て通知され、ほとんどスクロールしなくても一覧できる。
しかも、ユーザーが自分に必要な情報を登録したオリジナルのポータル画面を作ることもできるので、複数のポータル画面を用意して、用途に応じてタブで切り替え変えられる。

オリジナルのポータル画面
「業務によって必要な情報は違います。開発なら開発に必要な情報、営業なら営業の情報。タブを切り替えることで膨大な情報の中から、自分の仕事でほしい内容だけを見られるので、使っている社員からも評判は良いようです」(中山氏)

同社では会社が用意しているポータル画面は、社訓を載せていることもあり変更不可に設定しているが、自分仕様のポータル画面を追加できるようにしている。したがって、社員は自分の仕事に関係する情報を集約する独自のポータル画面を用意しているそうだ。

「ちなみにもっと価格の安い他社製グループウエアもありましたが、そちらでタブ型ポータルを使うには別の製品を組み合わせる必要がありました。両方買うと価格も高くなってしまい、結局タブ型ポータルの機能を持っているサイボウズ ガルーンの方がコストパフォーマンスが良かったのです」(中山氏)

中山氏にサイボウズ ガルーンを使っている社員からの評判を聞いてみた。
もともとサイボウズ Office 4 を使っていたユーザーからは、空き時間検索ができること、自分仕様のポータルが作れること、タブでポータル画面を切り替えられることの3点でポイントが高いそうだ。

一方、サイボウズ以外のグループウエアを使っていたユーザーは、良くなった点としてスケジュールが見やすくなったことを挙げている。例えば、以前のグループウエアではトップ画面でのスケジュール表示方法が週次だけだったが、サイボウズ ガルーンでは、日次や月次などその人の予定の量や好みに合わせた表示方法を選べる。


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会社全体への通知や店舗とのやりとりの記録は、検索性の高い掲示板を利用

サイボウズ ガルーンを導入して一番効果があったこととして、中山氏はグループ会社全体で同じグループウエアを使ってスケジュールを共有できることを挙げた。メンバーのスケジュール状況から空き時間の検索が可能になったので、以前は大変だった会議などのスケジュール調整について、他のグループ会社間の調整が格段に楽になったという。

「以前は他のグループ会社のスタッフとのスケジュール調整は、電話ベースやメールベースでその都度確認をとっていました。また急なキャンセルがあった場合に情報がすぐに行き渡らなかったこともありました。それが、サイボウズ ガルーンで統一した後はスケジュールの機能で一元管理できる。その結果、打合せが中止になったという話を聞いてないといった連絡のすれ違いもなくなりました」(中山氏)
中山 謙二 氏1

▲社内情報システム部 中山 謙二 氏
同社で特徴的なのは掲示板の使い方だ。掲示板には総務や広報からのさまざまなお知らせが載せられる。ところがそれらは各社員にメールでも送られている内容だ。同じ情報をメールと掲示板のふたつの方法で連絡する意図はどこにあるのだろうか。

「メールはチェックしやすいので、今まで通り、お知らせもメールで送っています。ところが、メールの件数が多いこともあり、後から読み返そうとしたときに他のメールに埋もれてわからなくなることがあります。そこで、履歴検索のために、同じ内容を掲示板に残すようにしているのです」(中山氏)
つまり、いったんメールで送った内容でも、再度読み直すことのあるものは掲示板にも掲載するようにして、検索性を高める工夫をしているわけである。

中山 謙二 氏2
その情報の探しやすさを活かして、同社のショッピングモールを利用している店舗とのやりとりのFAQ(よくある質問集)も掲示板に記録している。例えば店舗から「こういうことをやっていいのか?」という問い合わせがあったときに具体的な回答例を載せているのである。このような情報を蓄積していくことで、同じような質問が別の店舗から上がってきたときもすぐに対応することができる。

また引っ越しして間もない同社ならではの利用法としてユーザー名簿が挙げられる。
「統合して間もないので、増えたスタッフの名前や部署、連絡先をまだ把握していません。サイボウズ ガルーンならユーザー名簿で、内線番号、メールアドレスなどさまざまな情報で相手を検索できます。この機能は頻繁に使われて、連絡もスムーズに行われています」(中山氏)

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