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株式会社ニチロ

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株式会社ニチロ
創業

明治40年(1907年)6月4日
資本金

82億24百万円
本社

東京都千代田区有楽町1丁目12番1号
従業員数

823名(平成15年3月31日現在)
事業内容

(1) 食品加工(冷凍食品、缶詰、食肉加工など)
(2) 貿易・国内買付
(3) 冷凍魚他製商品の販売


加工品、水産品を主力とする食品メーカー、ニチロ。ポータル型グループウエア「サイボウズ ガルーン」の前身ともいえるサイボウズ Office 4から全社、および関連会社で積極的に使ってきた同社では、今年(2003年)2月から、サイボウズ ガルーンに移行した。同社情報システム部の部長根津豊氏と同副主事山口俊彦氏に、サイボウズ ガルーンの導入の経緯と効果を聞いた。
写真: 株式会社ニチロ


当初は誰もが抵抗なく使えるグループウエアを求めてサイボウズ Officeを導入

Office 4からサイボウズ ガルーンへの移行はスムーズに完了

情報が速く伝わり、紙と電話が激減。 導入効果ははっきり現われた

無駄な仕事を減らして、本業に専念できる環境をガルーンで実現



当初は誰もが抵抗なく使えるグループウエアを求めてサイボウズ Officeを導入

まもなく100周年を迎える老舗食品メーカーのニチロは、社内の情報共有を進めるために今年2月にポータル型グループウエア「サイボウズ ガルーン」を導入した。現在、本社および関連会社の社員合計約1600名がサイボウズ ガルーンを利用しており、今後さらに200名増える予定である。
サイボウズ ガルーンの導入にいたるまでは、同社内でさまざまな経緯があった。情報共有の必要性を感じ、他社のグループウエアを導入したものの、利用できるのは管理職のみと限定されていた。情報を有効に活用するためには、全社員が利用できるようにするべきだという批判の声もあったが、全社員に導入するにはその製品ではコストが高すぎたのだ。
また、イントラネットを構築し、全社員が利用できる掲示板を用意していたが、社員のパソコン教育の遅れ、用意した掲示板の使い勝手の悪さもあって、あまり利用されなかったのが実情だった。
そこで、導入費用も安く、使い勝手のよいグループウエアが求められた。

「当社では、社員全員がパソコンをバリバリ使えるというわけではありません。そこで、製品を選ぶ際には、パソコンに不慣れなものでも抵抗なく使えることが大事と考えました。メーカー名やブランドにはこだわらずに、使いやすさを優先に探したのです」(根津氏)

その条件をクリアするものとして情報システム部が探してきたグループウエアが、サイボウズ ガルーンの前身ともいえるサイボウズ Office 4だった。当初サイボウズ Office 4は、本社の社員900名で使い始めたが、その使い勝手の良さから関連会社にも広がり、最終的には利用者は約1100名にも上った。

「Office 4が急に広まったのは、製品の使いやすさはもちろん、グループウエアに慣れていた役員が率先してスケジュールや施設予約を積極的に利用したことも大きいと思っています。情報システム部が使ってくれと旗を振るだけではここまでの浸透は難しかったかもしれません」(山口氏)

このように全社にスムーズに広がったOffice 4だが、ユーザー数は300名程度が限界とされている。無理矢理1100名で使っていた状況で、同社でもっと大規模な環境で使えるサイボウズ製品はないかと探していたところ、数万人規模でも使える大規模グループウエアのサイボウズ ガルーンの発表があったのである。

図: システム概要図

ガルーンポータル必殺技
ポータル

「ポータル」拡大画面
サイボウズ ガルーンとOffice 4では、トップページのデザインが異なる。
ガルーンを試験運用した際に、同社の社員には旧来のデザインのほうがわかりやすいと思った情報システム部では、自分で画面をカスタマイズできない人のために、Office 4に似たトップページを用意しておいた。戸惑いなくサイボウズ ガルーンを使えるために、社員からの評判は上々だ。


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Office 4からサイボウズ ガルーンへの移行はスムーズに完了

サイボウズ ガルーンは、約2ヶ月の試験運用の後に本社および関連会社で導入されることになった。普通、使用しているアプリケーションをバージョンアップすると、使い勝手が変わるのでユーザーから不満が出るものだ。情報システム部でもそれを覚悟していたが思いのほか不満は出てこなかった。
強いてあげれば、一部、Office 4にあってガルーンにない機能がいくつかあるが、それについて「ないのは残念だ」という声もあったこと。ただし、代替の機能があるので特に問題はなく、抵抗はあまり感じていないようだ。

「Office 4導入の際は社員教育のために資料を作成して普及に努めましたが、ガルーンの時は基本的な操作を教えた後、自分で考えながら使ってみてくださいと言っています。それでも抵抗を感じずに使ってもらえているのは、使いやすさが向上しているからでしょう」(山口氏)

社員の評判もよく、サイボウズ ガルーンは社内の情報共有に積極的に利用され、今では社内の連絡は、メッセージや掲示板が使われ、各自の予定もサイボウズ ガルーンで管理されているという。ガルーンでは他人のスケジュールに予定を書き込めるので、自分の予定を先に入れておかないと誰かに入れられてしまうという緊迫感もあるというくらいだ。 なお、以前に作ったイントラネットのシステムも残しており、変動の少ない全体的な組織の情報などは従来のまま旧来のサーバー上に保管し、サイボウズ ガルーンでは変化の激しい情報を共有するという形で使い分けをしている。


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情報が速く伝わり、紙と電話が激減。 導入効果ははっきり現われた

サイボウズ ガルーンの導入効果を聞くと、根津氏は「情報が速くなったことと紙と電話が大幅に減ったこと」を挙げた。 サイボウズ ガルーンでは、最新情報欄が更新されるのがOffice 4よりも速くなった。最新情報は、自分宛てのメールや電話メモ、あるいは自分に関係するメッセージ、掲示板に書かれた情報などが表示される欄だ。ここをチェックしておけば、自分に関する情報を見逃すことはない。
また、社内の連絡は、紙や電話の代わりにガルーンが浸透している。

サイボウズ Office 4導入以前は情報の共有、閲覧、回覧はすべて紙。決裁関係もすべて紙に印刷して利用していた。ところが今ではすべてサイボウズ ガルーン上でパソコンの画面を見て処理しているので、ほとんど紙は使われない。
社員同士の連絡も、電話ではなくメールやメッセージを利用している。相手が捕まらなくても用件を伝えられるので効率も良い。
単に紙や電話が減っただけでなく、ガルーンを使った社員同士の情報共有も進んだ。例えば掲示板では、競合会社の情報や新商品の企画の話など、各社員が持っている情報を積極的に出し合って、頻繁に意見を交換している。

「今ではガルーンを使うのが当たり前という感覚で、昔に比べてどういう点でよくなったかと聞かれても、すぐには昔の使いかたを思い出せないくらいです。しかし、改めて思い出すと、随分非効率なことをしていたのだなと驚きます」

と感慨深げに山口氏は語った。
山口 俊彦様

▲情報システム部 副主事 山口 俊彦様


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無駄な仕事を減らして、本業に専念できる環境をガルーンで実現

このようにサイボウズ ガルーンを導入して仕事が効率的に進められるようになり、無駄な仕事が減ったわけだが、労働時間まで減ったわけではない。

「当社はもともと少数精鋭の会社で、仕事量の割に社員数は少ないのです。仕事の効率化が進んだために、余計な仕事にかかっていた時間を本来の業務に回すことができるようになりました。これもガルーンを導入した最大の効果のひとつです」(根津氏)

今後は、営業支援を強化していきたいと情報システム部では検討している。
例えば、営業の進捗状況を確認、前日の売上実績を担当者にメッセージで自動的に送る、あるいは部下の行動を上長が一覧できるようにすれば、今よりも営業の成績の把握が迅速になり、営業戦略を速く立てられる。
根津 豊 様

▲情報システム部 部長 根津 豊 様

「ただ、その機能は現在のサイボウズ ガルーンにはないので、今後出てくる新バージョンや新製品に期待しています」
と、山口氏はサイボウズに対する期待を語った。


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