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かほく市役所

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かほく市役所
かほく市は、石川県のほぼ中央に位置し、県都金沢市の約20〜25km圏内にあります。西に風光明媚な日本海を望み、北は押水町、東は津幡町に、南は内灘町に接しています。地勢については、東から西に向かい、山地、丘陵地、段丘地、沖積低地、海岸砂丘地で形成されており、北部では大海川が日本海に、南部では宇ノ気川が河北潟に注いでいます。また、これらの地形と一体となった緑豊かな自然環境を有しています。


現在日本全国で市町村合併の動きが起こっている。石川県でも能登半島の中部にある高松、七塚、宇ノ気の3つの町が合併して、今年(2004年)3月1日に「かほく市」が誕生した。石川県内では平成の合併第一号である。この地域は哲学者西田幾多郎氏の出身地として有名であり、自然豊かな福祉の町としても知られる。このかほく市で合併後の情報共有のために導入したのが「サイボウズ ガルーン」だ。その導入効果を総務部企画財政課 課長補佐 北川直紀氏に聞いた。
写真: かほく市役所


3庁舎に分散する職員のコミュニケーションツール

合併事業の負担を軽減した手間要らずの「サイボウズ ガルーン」

人事異動に強いユーザー情報の一元管理

他の庁舎に行ってもいつも最新情報にアクセス



3庁舎に分散する職員のコミュニケーションツール

市町村の合併には、市民サービスの向上や業務の効率化、コスト削減などさまざまなメリットがあるが、そこにいたる道のりは平坦ではない。管轄地域が広がり職員の数も増えるため、メリットを活かすには効率よく情報を共有していく必要がある。 同市の場合は、新庁舎を建築せずに、従来の町役場の建物や設備をそのまま使っているので、職員は3つの庁舎に分かれて働いている。そこで分散している職員間の情報や連絡、コミュニケーションを密にするために導入したのがポータル型グループウエア「サイボウズ ガルーン」だ。3町では以前からグループウエアを導入していたのだが、合併初日となる3月1日に運用を停止し、「サイボウズ ガルーン」に切り替えた。
かほく市 総務部 企画財政課 課長補佐 北川直紀様


かほく市 総務部 企画財政課 課長補佐 北川直紀様


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合併事業の負担を軽減した手間要らずの「サイボウズ ガルーン」

「合併には3000を超える事業の調整があると言われており、大変な作業になります。電算の部門でも、他に住民票など市民生活に直結する重要なシステムがあり、職員間のコミュニケーションツールであるガルーンにはあまり手を掛けている余裕がなかったというのが正直なところでした。ところが、ガルーンはトラブルもなく、導入でも運用でも手間が掛からなかったので、大変助かりました」(北川氏)

強制的に「サイボウズ ガルーン」に切り替えたわけだが、職員に対しては変更の案内を出しただけで使い方の講習会などは開いていない。それでも、大きな混乱はなかった。

「昨年末からガルーンを試せるパソコンを用意していたのですが、忙しいピークでしたから、どれだけの職員が触ったことか……。ほとんどの職員は合併の日に初めてガルーンに触ったと思います。しかし使いやすいソフトだと感じていたので、それでも十分だと考えていました」(北川氏)

北川氏がそう考えていたのは、3つの町のうち2つで、同じサイボウズのグループウエアである「サイボウズ Office 4」を使っていたからだ。その導入の際に講習会などを開かなくても自然に使い方を覚えていった。そこで「サイボウズ ガルーン」でも忙しい職員に負担を強いるような教育は不要と考えていたのである。 導入してしばらくは以前のグループウエアと機能が違う点などの質問があったが、1ヶ月もすると慣れたようで問い合わせも収まったそうだ。

図: システム概要図

導入規模
430ユーザー
拠点
市内の 3 庁舎
サーバーOS
Windows 2000 Server
利用目的
情報共有、リテラシーの向上、業務の効率化


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人事異動に強いユーザー情報の一元管理

同市に「サイボウズ ガルーン」が採用されたのは、使いやすさ、操作の軽さだけでなく、職員の負担を軽減する機能があったことが挙げられる。例えば、ユーザー情報の一元管理とシングルサインオンだ。
ユーザー情報が一元管理できないと、人事異動のたびに変動のあった職員の情報を複数のシステムに入力しなくてはいけない。しかし、同じデータを何度も入力するのは手間だ。ところが一元管理ができると、ひとつのシステムに変更を加えるだけで他のシステムのデータも書き換えられる。

「合併によって管理する職員のデータが増えることになるので、どこか一ヶ所でユーザー情報を管理したいと考えました。人事異動のときの労力が省けますし、入力ミスも減らせます」(北川氏)

同市では、ユーザー情報を保存している基幹系のシステムとガルーンなどの情報系のシステムをセキュリティの理由から切り離しているので、変更を加えたユーザーのデータをフロッピーディスクなどで移してからガルーンに反映させるシステムになっている。
シングルサインオンは、一度ユーザー名とパスワードを入力するだけで、複数のシステムにログインできる機能のことだ。通常、グループウエアを利用するには、いったん Windowsにログインした後にまたグループウエアの画面でユーザー名とパスワードを入力することになる。しかし、シングルサインオンに対応している「サイボウズ ガルーン」なら、Windowsにログインしただけですぐに利用できるので、職員の負担も軽減されることになる。


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他の庁舎に行ってもいつも最新情報にアクセス

「サイボウズ ガルーン」の機能のうちよく使われるのは、スケジュールや設備予約(会議室や公用車を管理)、掲示板、回覧板だ。そして3つの庁舎を光ケーブルでつないだことで、利便性が高まった。

「3つの庁舎に分かれていても、設備予約を使うと別の庁舎の会議室の空き状況を確認して予約を入れることができます」(北川氏)

使い方が大きく変わったのが、メールだ。前はOutlook Expressなど一般のメールソフトを使えるようにしていたのだが、合併を機にガルーンのWebメールに統一された。

「一般のメールソフトは自分のパソコンでないとメールの送受信ができません。Webメールなら送受信したメールのデータはサーバー上に管理されるので、庁舎内のどのパソコンからでも利用できます。他の庁舎に行ったときでも自分宛のメールや新着情報が見られるので、便利ですね」(北川氏)

Webメール


「Webメール」拡大画面
Webメールを使っていれば、人事異動のときも労力を削減できる。

「一般のメールソフトだったら、自分のパソコン内にメールのデータを管理するので、パソコンを置いて異動する際にデータを移動させなくてはいけなくて不便でした。ガルーンのWebメールならデータを持っていく必要がありません」(北川氏)

もちろんメールに限らず、「サイボウズ ガルーン」上のデータはすべてどのパソコンからでもアクセスできる。 合併して3ヶ月、職員のパソコンの画面にはいつもガルーンが表示され、新着情報にはいつも新しい書き込みが載っている。ガルーンが職員にとって重要、かつ身近なツールとして使われている証といえる。電算の部門でも、今後はフロントエンドになるガルーンが仕事の中心になっていくだろう。

「合併してからは職員が3庁舎に分散して働いていますが、ガルーンを使ってその距離を縮め、職員間のコミュニケーションを高めて、市民サービスの向上を図っていきたいと考えています」(北川氏)

ガルーンポータル必殺技
■ガルーンのシングルサインオン
シングルサインオンは、一度のログインで複数のシステムにアクセスできるようにする機能。Windowsの起動時にユーザー名とパスワードを入力するだけで「サイボウズ ガルーン」にも認証されることになる。ユーザーの利便性が向上するだけでなく、セキュリティや管理の面でも利点がある。 また、ガルーンは他のシステムと連携することもできるが、その場合もシングルサインオンを利用することで、ガルーンへのログインと同時に他のシステムの認証を受けることも可能だ。


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