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ホテル西洋 銀座

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ホテル西洋 銀座
社名

株式会社エイチ・エス・ジー
創業

1974年4月
本社

東京都中央区銀座1-11-2
資本金

1,000万円
代表取締役社長

加計 昭生
従業員数

130名
事業内容

ホテル、レストランの経営


ホテル西洋 銀座(東京都中央区銀座/総支配人 ロイド・S・中野)は、1987年のオープンから一貫して「スモール・ラグジュアリー・ホテル」を追求してきた。2000年9月には、世界5大陸で19の卓越したブランドホテルを運営するRosewood Hotels & Resorts(ローズウッド・ホテルズ・アンズ・リゾーツ)に運営を全面的に委託し、『バトラーサービス』(執事サービス)を導入するなど、心からくつろげる場所と時間を提供するホテルとして、サービス水準の向上を図ってきた。同ホテルでは、さらなるサービスの向上のためにバックオフィス事務の効率化を目的としてサイボウズ ガルーンを導入した。
写真: ホテル西洋 銀座


サイボウズの知名度と発展性を評価

さらなるホテルの評価を高めるために活用

今後はPHSや宿泊システムとの連携も目指す



サイボウズの知名度と発展性を評価

サイボウズ ガルーンの導入におけるシステムの選定やホテル内のバックオフィス事務のIT化を推進している伊藤敏朗システムマネージャは、以前はソフトハウスに 勤務していて10年ほど前から同ホテルのシステム設計やメンテナンスを担当してきた。

「ご縁があって当ホテルで勤務するようになってから、内部の事務処理や連絡などのバックオフィス関連の業務を効率化できないか、という課題が持ち上がりました。そこでまず、グループウエアを導入する検討に入ったのですが、その時点で以前から知名度のあったサイボウズに注目しました」(伊藤さん)

ホテルの業務は、一般的な会社と比較すると24時間の運営が必要になるため、多くのスタッフが交代制の勤務を行っている。そのため、一つの机を複数のスタッフが共有していたり、決まったデスクを持たないこともある。

「以前は連絡帳などの紙を使った伝達や申し送りが中心だったので、どうしても情報の伝わり方に時差や不正確さがありました。こうした課題を解決するためには、グループウエアによる情報の共有が必要だと考えたのです。そして、実際の検討に入った段階で、オラクルとの連携や将来的な発展性のあるガルーンが最適だと判断したのです」(伊藤さん)

図: システム概要図


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さらなるホテルの評価を高めるために活用

ホテル西洋 銀座は質の高いサービスを提供することで、顧客だけではなくホテル業界でも評判が高い。「小さなホテルしかできない行き届いたサービスを提供する」というコンセプトのもと、一人の宿泊客に対するケアに優れている。例えば、何度か宿泊すれば、顧客の要望や趣向、些細なリクエストをほぼ把握して、極め細やかなニーズに対応できる。また、宿泊客の身の回りの世話を全般的に担当するバトラーサービス(執事サービス)なども提供している。

「ホテルのサービスは評価をいただいていますが、システムの専門家という立場から見ると、内部の情報化は遅れていました。外部から来たこともあって、遅れている部分や効率化の期待できる部署なども見えていました。そこで、ホテルのサービスをさらに向上させるためにサイボウズ ガルーンによる情報の共有や伝達事項の正確な配信などを確立しました」(伊藤さん)
伊藤 敏朗 様

▲システムマネージャ 伊藤 敏朗 様

ホテルで働くスタッフの総数は約200名。導入の当初は、各自のスケジュール管理や掲示板の利用を中心に、メッセージやメールを使った内外とのコミュニケーション、そして業務で使う各種のファイル管理などを推進してきたという。

「はじめからすべてのスタッフに使ってもらうのは困難だったので、当初は各現場のマネージャたちや基幹となる人たちに導入してもらいました。現場のマネージャは各自がオフィスを持っているので、いつでも自分の机でパソコンを使ってガルーンにログインできる環境になっています。反対に、一つの机を共有しているスタッフにとっては、どのパソコンからもログインできる環境を整えました」(伊藤さん)

一つの机を複数のスタッフで共有する職場では、固有のクライアント用ソフトやパソコンの設定に依存するグループウェアの導入が難しい。それに対して、サイボウズ ガルーンは固有のクライアントに依存することなく、誰がどのパソコンからログインしても、そのユーザーごとのポータル画面を表示するので、一台のパソコンを複数のスタッフで使い分けることができる。

「ホテルのスタッフ全員が、確実にガルーンを使うようになったことで、スケジュールの確認が明確になり、社内の伝達文書や営業的な資料なども確実に伝えられるようになりました。これだけでも、かなりの業務の効率化につながっていると思います」(伊藤さん)


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今後はPHSや宿泊システムとの連携も目指す

「グループウエアとしてサイボウズ ガルーンを導入し、スケジュールの調整や情報の伝達などに効果を発揮したホテル西洋銀入を決定した理由の一つが、オラクルとの連携にあったように、今後はこの宿泊システムとガルーンを連携させて、例えばVIPのお客様がチェックインしたら、すぐに担当者宛にメッセージやメールを飛ばす、といった運用を計画しています」(伊藤さん)

以前から、現場のスタッフには各自にPHSが配布されていて、緊急の連絡などで活用されていたが、このPHSとの連携も検討しているという。
「ガルーンの電話メモを使うと、ここに記録を残した時点で携帯電話などに内容を転送できます。この仕組みを活用して、緊急の問い合わせや情報なども、各自のPHSにすぐに連絡できるようにしようと考えています」(伊藤さん)

サイボウズ ガルーンの導入当初は、事務処理やパソコンの利用経験の無いスタッフに、基本的な使い方を説明するだけでも大変だったという。しかし、現場としても情報化の必要性を強く感じていただけに、スタッフが積極的に参加し、いまでは全員がサイボウズ ガルーンを活用して、さらなるサービスの向上に向けた努力を続けている。


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